Bonjour à toutes et à tous,
Décembre est un mois particulier pour bon nombre d’entre nous. Il représente bien sûr une période festive, mais aussi la fin d’un cycle et l’occasion de faire un bilan pour mieux se lancer dans une nouvelle année 🎉. C’est dans cet esprit que cette newsletter a été préparée. Il s’agit ici de rappeler quelques fondamentaux pour une bonne communication interne pour vous permettre de repartir sur de nouvelles bases en 2022 🧘🏽♀️.!
J’en profite aussi pour souhaiter la bienvenue à celles et à ceux qui découvrent Cultur’Tips 🙏 et d’excellentes fêtes de fin d’année !
Comme nous l’avons vu dans la newsletter précédente, « pour obtenir des résultats tangibles et probants, il faut engager tout le monde (…) » - pour lire la Cultur’Tips #2, c’est par ➡️ ici ⬅️. Or, une des clés de cet engagement, c’est la communication interne. Voici donc quelques points importants à respecter pour qu’une organisation ait une influence positive, éthique et responsable en interne (et donc en externe !).
Une bonne communication interne est une affaire d’état d’esprit et d’organisation. Elle part d’abord du haut : si elle est défaillante au top de la structure dans laquelle vous évoluez, cela ne risque pas de s’améliorer en descendant 🤪 ! D’un autre côté, il faut aussi que l’information puisse remonter de façon fluide et sereine.
Réussir sa communication interne implique de se poser régulièrement les questions suivantes : Est-ce que mon organisation a déployé les outils indispensables à une bonne communication interne ? Est-ce qu’en tant que manager/communicant·e, j’offre une attitude et des espaces d’écoute à mon équipe ? Est-ce qu’en tant que membre d’une organisation, je suis bien informé·e et impliqué·e sur les décisions importantes pouvant avoir un impact sur mes missions ?
Pour vous aider dans cette démarche, voici 5 points importants à garder en tête :
1. Toute arrivée nouvelle au sein d’une équipe doit faire l’objet d’un soin particulier
Une bonne (ou mauvaise) communication interne sera perçue dès le début. Elle commence donc dès l’arrivée d’une nouvelle personne, et cela se prépare bien en amont ! Il s’agit d’abord d’informer et d’échanger avec les membres de l’équipe, afin que chacun·e se sente impliqué·e et investi·e dans la réussite de cette nouvelle arrivée. Le jour J, mettez en place un comité d’accueil durant lequel les membres de l’équipe pourront se présenter et rencontrer leur nouvelle·au collègue. Cela cassera la routine habituelle, facilitera les premiers échanges et sera l’occasion de transmettre un maximum d’informations sur le fonctionnement de l’organisation. Choisissez un jour pour lequel il n’y a pas d’échéance particulière et assurez-vous qu’un nombre significatif de personnes pourra être présent.
2. Toute information pertinente doit être transmise
Cela paraît évident et pourtant certaines informations (aussi simples soient-elles) ne sont pas toujours diffusées. Or, il n’y a rien de plus frustrant (voire démobilisant) que de se sentir privé·e en interne d’une information qui aurait pu être utile. Chaque réunion, rencontre externe ou événement peut avoir un impact sur toute l’équipe. Convenez de la méthode d’échange la plus pratique : par exemple, par écrit, à l’occasion d’un mail informatif hebdomadaire ou encore oralement, dans le cadre de réunions ou de petits déjeuners périodiques ! Les messageries instantanées peuvent également être utiles pour diffuser des petites informations sans encombrer les boites mails. Une bonne communication interne est affaire d’état d’esprit mais surtout d’OR-GA-NI-SA-TION 🙌 !
3. Toute organisation doit se doter d’une plateforme partagée
Toutes les structures ne sont pas dotées d’un site intranet de partage. Cela représente un coût mais aussi un temps d’investissement non négligeable. Pour autant, disposer d’un espace commun bien organisé est essentiel pour un accès et un partage efficace de l’information. Heureusement, de nombreux outils existent en fonction de vos besoins et ressources : serveurs internes, plateformes de partage en ligne, etc. Attention à ne pas en faire un dépôt (désorganisé) de vos documents ou dossiers. La quantité ne fait pas la qualité. A nouveau, le mieux est de convenir ensemble d’une méthode d’organisation simple et accessible à tou·te·s. Désignez aussi une personne qui sera garante de la méthode et de la bonne gestion du support. Attention ce rôle est parfois ingrat mais il est ultra nécessaire 😎 !
4. Toute équipe doit disposer d’un kit complet de communication
De manière générale, vous devez veiller à ce que chacun·e ait à disposition le matériel nécessaire à la bonne réalisation de ses missions, notamment un accès à une adresse mail professionnelle et tout autre moyen d’échange, une plateforme documentaire partagée, une signature professionnelle harmonisée, un guide de recommandations en matière de communication et d’échanges répondant à la charte graphique de l’organisation, etc. Veillez à ce que ces éléments soient les plus complets possible, c’est non seulement pratique pour tout le monde, mais cela renforce aussi la crédibilité de votre organisation, aussi petite soit-elle.
5. Toute communication digitale doit être partagée avec l’équipe
Enfin, n’hésitez pas à partager aussi en interne les communications externes que vous préparez et diffusez. Et oui, les premier·ère·s ambassadeur·rice·s de votre structure se trouvent au sein de votre équipe. Vous pouvez également les inviter à partager ces contenus qui non seulement mettent en avant l’organisation mais aussi leur propre travail ! Si des membres de votre équipe souhaitent le faire mais ne possèdent pas de comptes professionnels ou ne savent pas comment bien les manier, proposez leur votre aide pour les initier et partager ensuite les contenus. Sachez cependant que certaines personnes sont totalement réfractaires aux réseaux sociaux, n’insistez surtout pas. C’est leur droit !
Vous l’avez compris, une bonne communication interne est essentielle car elle permet de rendre le travail quotidien plus fluide, mais également d’accompagner et de maîtriser les changements pouvant parfois être vécus de manière difficile, notamment la venue de nouveaux arrivants, le changement d’outils, la réorganisation de certains services, etc. Comme toute chose dans une organisation éthique et responsable, la réussite de ces changements repose essentiellement sur l’implication et l’engagement de l’ensemble des collaboratrices et collaborateurs.
Petit interlude // En cette fin d’année, beaucoup d’entre vous s’apprêtent à faire des cadeaux à leurs proches. Pour moi le plus beau des cadeaux est de pouvoir partager un moment convivial autour d’un bon repas 🤤, mais si vous tenez à offrir un présent, j’ai découvert récemment « Le guide Yuka de l’alimentation saine » que j’ai trouvé très instructif et bien illustré, et en plus vous y trouverez des recettes simples et équilibrées… à réaliser ensemble 🤗 !
Je serais ravie de connaître vos réflexions sur les sujets qui doivent faire l’objet d’une attention accrue par la ou le responsable de la communication. Si vous souhaitez que des thématiques en particulier soient abordées dans le cadre de cette newsletter, n’hésitez pas à me le faire savoir !
5 conseils pour réussir sa communication interne
Bonjour Amel, merci pour cet article qui remet les points sur i ! Pourrais-tu un jour aborder les points suivants également stp ? Aurais-tu des tips pour mieux communiquer et motiver des collaborateurs qui sous-performent ? Des tips pour améliorer la communication dans une équipe intergénérationnelle stp ? et enfin comment mieux communiquer avec une hiérarchie souvent entêtée... :) merci !!